Le rôle d’une secrétaire Indépendante est vaste et varié (voir mon précédent article “le métier de secrétaire indépendante“). Mais une secrétaire est avant tout une assistante en lien direct avec le chef d’entreprise. Elle a un rôle majeur dans l’organisation et la gestion de l’entreprise.
Une secrétaire peut intervenir dans quasiment tous les services d’une société : la direction, la production, le commercial, les ressources humaines… Elle est également le moyen de communication entre tous ces services mais aussi avec l’extérieur.

L’externalisation, ou autrement dit la sous-traitance, doit être vue comme une solution qui facilite votre travail et qui réduit vos coûts. On peut y avoir recours régulièrement, ou ponctuellement afin de répondre à un besoin.

Les raisons sont nombreuses :

 

Faire appel à une secrétaire indépendante pour gagner du temps

Faire appel à une secrétaire indépendante peut vous libérer du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

La gestion administrative de votre entreprise peut vite devenir un cauchemar si vous n’avez pas le temps ou les compétences pour la traiter correctement. Une accumulation de documents ou de mails non traités peut vite vous pénaliser tant au niveau organisationnel ou financier mais aussi vis-à-vis de l’image de votre entreprise.

 

Externaliser pour réduire ses coûts

Sauf dérogations particulières, le plancher horaire légal de 24 heures par semaine est impératif pour tout contrat à temps partiel conclu depuis le 1er juillet 2014. Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un tel volume d’heures. Elles n’ont parfois besoin que de quelques heures par semaine ou par mois pour gérer leur administratif.

Le secrétariat indépendant permet aux entreprises de bénéficier des services d’une assistance administrative adaptée à leurs besoins et de ne payer que le travail réalisé.

Dans le cas de la sous-traitance de spécialité, elle permet également à l’entreprise d’accéder à des procédés qu’il lui serait normalement difficile de se procurer sans en assumer les charges matérielles et logistiques.

 

Une assistante indépendante pour faire face à un besoin

Externaliser son secrétariat permet d’avoir un délai de traitement s’adaptant à vos exigences, par exemple s’il y a une urgence dans la journée ou pour faire face à un surcroît d’activité soudain.

Cela permet également de pouvoir faire face à un imprévu, l’arrêt maladie de votre secrétaire salariée par exemple. Il est difficile de trouver quelqu’un de compétent rapidement, et souvent sans en connaître la durée.

 

En conclusion

Une secrétaire indépendante a les mêmes compétences qu’une secrétaire salariée. Votre choix va dépendre de vos besoins et du volume de travail que vous avez à lui confier.

Une secrétaire indépendante pourra intervenir de manière ponctuelle et s’adapter à vos besoins. Une secrétaire salariée représentera un temps de travail minimum obligatoire pour une durée déterminée. Mais elle sera également avec vous en permanence, alors qu’une secrétaire indépendante a plusieurs clients.

Télétravailler en plein désert ...

 

Par andt dans Accueil le 5 Avril 2017 à 17:09

Le 05 avril 2017 - Si votre chef vous prie d'aller télétravailler en plein désert, sachez que ça fonctionne.

 

Lillois de 58 ans, PDG de timbropresse (qui édite Timbres magazine) Monsieur Toulemonde s’en est allé, vivre seul 40 jours dans le désert d’Oman avec deux PC, et l’ambition de continuer de gérer son entreprise à distance. Il serait facile d’écrire qu’il est timbré, mais je ne le pense pas, enfin pas totalement, je m’explique.

 

Voilà un homme probablement intelligent, qui était déjà allé vivre seul sur une ile déserte en Indonésie pour prouver qu’il est possible de télétravailler même dans des conditions extrêmes. Très bien et finalement pourquoi pas ? Sauf que pour la presse c’est devenu un vrai sujet. Le risque ? Donner au télétravail une nouvelle fausse image.

 

Ce qui est plus difficile à comprendre, sont ses déclarations à la presse. Il fait très chaud. OK. Il a soif. OK. Mais bon téléphoner au médecin pour savoir s’il peut boire de l’eau chaude ... se plaindre de la chaleur et raconter que son pc allait fondre quand il fait 40° en plein soleil sont des remarques dignes d’un voyageur ... très débutant.

 

Son équipement de base n’est pas vraiment portable, deux panneaux solaires, un téléphone satellite et deux ordinateurs.

 

Tout voyageur un peu expérimenté, se prépare un minimum à l’avance pour s’aventurer dans ces endroits. 40° c’est une température normale dans de nombreuses régions du Monde (et même chez nous certaines années). Alors dire que l’un des PC avait failli fondre, c’est sans doute spectaculaire mais pour le moins exagéré.

 

Comme je suis allé non seulement dans les iles du côté de Sumatra et dans quelques déserts africains je suis moins sensible à ce que rapportent les journalistes qui couvrent son expérience. J’ai vu un peu partout autour du monde des PC fonctionner dans des conditions extrêmes. Le long des pistes au Sénégal par exemple. J’ai également vu un technicien réparer un pc en pleine journée sous le soleil d’Égypte, assis simplement sur les marches d’un escalier de pierres à proximité des Pyramides. Alors, chaleur, vent brûlant, hygrométrie pesante sont les données normales dans ces contrées.

 

S’il veut démontrer que l’on peut télétravailler de partout et dans des conditions extrêmes, le défi du télétravail poussé à son paroxysme, c’est un peu loupé.

 

Le télétravail, c’est le travail à distance. Il n’est pas nécessaire d’aller si loin pour démontrer que ça fonctionne. Et même, qui va véritablement aller télétravailler dans le désert ?

 

Tous les techniciens de l’extrême savent communiquer, qu’il s’agisse d’un cosmonaute d’un technicien d’une plate-forme pétrolière ou un Ingénieur basé en antarctique.

 

Bref, que veux nous démontrer exactement ce Monsieur ? Personne ne sait vraiment, sauf que le coup du télétravail ça ne fonctionne vraiment pas pour ceux qui savent un peu de quoi il retourne. Alors ? 40 jours loin de chez lui ? C’est exactement la même durée que Koh Lanta, sans les épreuves mais avec du riz.

 

Pourquoi le désert d’Oman ? J’ai lu il y a très peu de temps un article qui expliquait que l'Arabie Saoudite veut créer, grâce au télétravail, jusqu'à 141.000 postes pour les femmes à l'horizon de 2020. Le royaume ambitionne de porter la proportion des femmes au travail à 28%, contre 23% en 2016. Alors il suffit de regarder la carte pour comprendre. Serait-ce là la vraie motivation de ce chef d’entreprise ? Il avoue juste vouloir écrire un livre.

 

Gérard VALLET

 

Le métier du secrétariat

Bien que l’activité de secrétariat soit arrivée à maturité depuis plusieurs années, le secteur est dynamisé par les autres services, notamment les centres d’appel qui sont en pleine expansion. Dans son ensemble, le secteur bénéficie d’évolutions favorables :

- l’évolution des technologies facilite le travail à distance, opérationnel dans des domaines de plus en plus variés : secrétariat, interprétariat, comptabilité, gestion d’activités administratives (préparation de bordereaux, gestion des paies, gestion des stocks…), micro-édition, dessin industriel, reprographie…

- les petites entreprises libérales et artisanales sont à la recherche de niches d’économies sur les coûts fixes administratifs et de flexibilité dans l’organisation du travail.

- les PME et PMI s’orientent de plus en plus vers la sous-traitance de tâches administratives en vue d’améliorer la productivité de leurs effectifs.

Bien que le contexte et les perspectives du secteur soient très favorables, il subsiste encore des freins à une expansion plus forte. Les principaux sont d’ordre culturel (manque de connaissance des potentialités technologiques, suppression du lien de subordination) et organisationnel (problèmes de responsabilité, de confidentialité…).

 

Tendances

Les entreprises de secrétariat et travail à façon doivent continuer à se développer. Toutefois, le rythme de développement devrait être plus lent que les évolutions technologiques en raison des délais de mise en place de nouveaux modes d’organisation dans les entreprises. Certains secteurs (vente, télé-accueil, télé-service…) et une clientèle nouvelle (banques et assurances notamment) ont également des besoins croissants à satisfaire.

 

    SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON
NOMBRE D'ENTREPRISES DU SECTEUR 2016

9 687 (1)

CHIFFRE D'AFFAIRES DU SECTEUR (en milliards d'euros) 2014

1,076 Md€ (2)

ÉVOLUTION DU CHIFFRE D'AFFAIRES DU SECTEUR EN VALEUR (indice ICA base 100 en 2010)

2016

2015

2014

2013

2012

2011

2010

180,7 (3)

158,7

145,6

143,7

130,6

115,6

100,0

(1) Source : INSEE, démographie des entreprises et des établissements 2016 - champs marchand non agricole, Stocks d'entreprise au 1er janvier 2016.

(2) Source : INSEE, ESANE.

(3) Source: INSEE, Bulletin statistique.

Chaque fin de mois, les statistiques du chômage tombent comme un coup de bambou. En creux, des pans entiers d’activités fondent comme neige au soleil, sous l’effet de quelques grandes tendances – crise, délocalisation, tertiarisation, dématérialisation, besoin de qualifications accrues.

En s’appuyant sur les études officielles, notamment celle de la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques du ministère du Travail (Dares), francetv info a listé dix métiers en déclin.

1Secrétaire

Voilà un emploi qui fait fantasmer le cinéma plus que les médias : un plan social silencieux a fait disparaître 104 000 emplois de secrétaire de 2000 à 2010, et en détruira 44 000 de plus d’ici à 2020, selon un document du ministère du Travail.

Les mille et une applis (ou logiciels) permettant de gérer agenda et emploi du temps ont pris la place de l’être humain, et le cadre incapable de taper sur un clavier fait désormais figure de dinosaure.

La qualification ne garantira pas la survie : mille emplois de secrétaire de direction vont être supprimés à l’horizon 2020.

Après l’ère des grandes concentrations verticales et de l’entreprise « couteau suisse », les compagnies se sont attachées, au cours de dernières décennies, à se recentrer sur leur cœur de métier, confiant à d’autres le soin de réaliser les tâches considérées comme périphériques. Il s’en est ensuivi une réorganisation radicale de la production, mais aussi un bouleversement des relations de travail et du marché de l’emploi.

 

Externalisation et croissance

L’expert en management Kate Vitasek analyse dans un récent article l’utilité de l’externalisation à la lumière de la théorie de la croissance de Robert Solow. Dans ses articles fondateurs de 1956 et 1957, qui lui ont valu le prix Nobel en 1987, le célèbre économiste identifiait le progrès technologique comme le principal facteur de croissance à long terme. Il observait qu’entre 1909 et 1949, la productivité du travailleur américain avait doublé, et calculait que les sept huitièmes de cette augmentation provenaient du changement technique. Cette expression, « changement technique », est à prendre dans son sens le plus large : elle recouvre aussi bien l’amélioration du niveau de formation des salariés que l’optimisation de l’organisation.

 

La leçon tirée par Kate Vitasek de cet acquis théorique, c’est que l’essentiel des gains de croissance à attendre d’une externalisation proviendra de l’innovation organisationnelle, et non de la baisse des coûts salariaux.

 

Une externalisation réussie suppose donc que s’instaure un partenariat dynamique, une forme de synergie, entre l’entreprise donneuse d’ordre et son prestataire ; une relation qui implique à son tour de nouvelles façon de travailler pour les salariés concernés.

 

Les motifs de l’externalisation

Ce constat est en partie corroboré par cette enquête de la Cegos sur les stratégies d’externalisation des entreprises françaises. Parmi les plus de 8 entreprises sur 10 qui ont déjà externalisé une ou plusieurs fonctions :

 

près de la moitié justifient leur décision par le souhait de réduire les coûts ;

mais 2 sur 5 mentionnent également le souci d’efficacité, et la même proportion invoque le recentrage sur le cœur de métier ;

36% évoquant le manque d’expertise en interne.

Ces deux derniers points sont clairement des motivations d’ordre organisationnel. A noter que les entreprises interrogées dans les 8 pays d’Europe de l’Ouest et du Nord dans cette étude d’IT Sourcing Europe (consacrée à l’outsourcing informatique) répondent de façon analogue : la réduction des coûts vient en premier (sauf en Norvège), puis les gains liés à l’organisation de la production.

 

Enfin, les entreprises françaises qui choisissent de ré-internaliser – comme une sur cinq déclare l’avoir déjà fait – invoquent prioritairement la mauvaise qualité de la prestation et l’augmentation des coûts. Un chiffre qui renforce l’idée qu’une externalisation réussie suppose un vrai travail partenarial qui ne se réduit pas à une simple équation salaires contre prix de la prestation.

 

Externalisation et innovation

 

Une autre étude, conduite par Cognizant et Warwick Business School (commentée ici), apporte un éclairage européen.

 

70% des 250 cadres dirigeants de grandes entreprises européennes interrogés estiment que l’externalisation de fonctions s’est traduite par des innovations créatrices de valeur pour l’entreprise. Pour autant, seuls 35% admettent avoir pu mesurer concrètement cet effet. La moitié d’entre eux seraient prêts à payer davantage leurs services externalisés pour bénéficier d’un processus régulier d’innovation mis en place avec les prestataires.

 

Pour Ilan Oshri, spécialiste de l’outsourcing et professeur, notamment, à la Warwick Business School, « le monde du travail de demain sera gouverné par les modèles économiques de nouvelle génération, où des équipes réparties dans le monde apporteront leur expertise, facteur de meilleur rendement, d’innovation et de plus grande réactivité au changement ».

 

Julia Kotlarski, professeur dans cette même école, renchérit : « les relations d’externalisation modernes peuvent apporter bien plus qu’une simple réduction des coûts. Capitaliser sur une expertise de premier ordre et une expérience acquises dans le cadre d’autres missions permet de développer de nouvelles structures d’équipes collaboratives virtuelles, afin de mobiliser les talents les plus pertinents sur chaque projet ».

 

Si l’externalisation est parfois analysée (notamment par l’économiste Pierre Veltz) comme un facteur de stress et de précarité supplémentaire pour les organisations et leurs salariés, elle peut également être utilisée comme un puissant levier de valorisation des talents.

Les bénéfices concrets de l'externalisation de la formation

Le recours à la gestion externalisée de la formation professionnelle répond à une triple attente :

1. Efficacité économique (comme réponse aux contraintes budgétaires)

             Réduction de 20% et variabilité des coûts de la fonction Formation ;

             Optimisation des financements ;

             Maitrise du budget formation.

2. Performance opérationnelle (comme réponse à la complexité croissante)

             Suppression de la charge administrative ;

             Fluidité organisationnelle entre tous les acteurs (internes : salarié, managers, RF et externes : organismes, OPCA, prestataires) ;

             Stabilité et fiabilité des processus d’administration ;

             Conformité légale des pratiques ;

             Garantie du déploiement des projets de formation ;

             Sécurisation complète de la gestion de la formation.

3. Valorisation de l’activité (comme réponse au besoin de création de valeur)

             Recentrage sur les missions RH et formation à forte valeur ajoutée ;

             Amélioration du service rendu aux managers

Source : Artisans Mag' N°64 - 01/11/2009 - Violaine BRISSART

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Les enjeux de l'externalisation de la formation

L'externalisation de la formation professionnelle est une pratique en forte expansion dans les entreprises françaises qui rejoignent ainsi leurs homologues anglo-saxonnes qui, de plus longue date, ont opté pour la gestion externalisée de leurs formations : le "training process outsourcing".

Le service des ressources humaines porte, au travers de la formation, une responsabilité importante et stratégique pour la réussite de l'entreprise : celle de permettre à ses salariés de contribuer pleinement aux objectifs de l'organisation, par leurs capacités techniques et par leur motivation. Il porte également la responsabilité, comme tout contributeur de l'entreprise, de maximiser les résultats tout en économisant les ressources, de dégager un retour sur investissement positif.

Les responsables de la formation sont cependant soumis à une gestion logistique et administrative de la formation très chronophage, à une offre de formation en perpétuelle mutation, pléthorique et atomisée, dans laquelle il est difficile de s'y retrouver, à des évolutions réglementaires permanentes, à de multiples interconnections entre les acteurs du système dont il faut gérer les relations : les salariés, les managers, les services achat, les OPCA, les organismes de formation externes et internes, les co-financeurs (FPSPP, Régions, FSE...) les instances représentatives du personnel, la direction générale et financière, les services fiscaux...

Le temps et l'énergie investis dans cette gestion opérationnelle de la formation ne sont pas consacrés aux enjeux stratégiques pour l'organisation : la déclinaison de la stratégie de l'entreprise par la formation, le pilotage des résultats quantitatifs et qualitatifs, l'ingénierie pédagogique relative aux contextes et à leurs évolutions, l'anticipation des attentes et des moyens, la proximité avec la direction générale, les salariés, les managers et les instances représentatives du personnel.

L'enjeu de l'externalisation de la formation est donc de repositionner les ressources internes sur leurs tâches à plus forte valeur ajoutée, dans l'intérêt des salariés et de l'entreprise.


Source : https://www.placedelaformation.com/observatoire/fiches-pratiques/402-L-externalisation-de-la-formation-professionnelle.htm

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Pourquoi recourir à la gestion externalisée de la formation?

Le recours à la gestion externalisée de la formation professionnelle répond à deux attentes principales :

             la volonté de l'entreprise de réorienter ses ressources internes vers des tâches générant une valeur économique et sociale supérieure pour son organisation ;

             le souhait de maximiser sa performance et sa productivité tout en recherchant des économies budgétaires.

Il s'agit pour l'entreprise de s'interroger sur la bonne utilisation de ses ressources internes dédiées à la gestion de la formation :

             Ne consacrent-elles pas trop de temps à des tâches à faible valeur ajoutée ?

             Sont-elles équipées des outils techniques pour une gestion optimale de la formation ?

             Peuvent-elles adopter une organisation plus efficace et moins coûteuse ?

L'externalisation de la formation est une solution permettant à la direction des ressources humaines de l'entreprise de se recentrer sur ses activités stratégiques et de bénéficier de l'accompagnement d'experts dédiés pour la mise en œuvre opérationnelle de la formation professionnelle.


Source : https://www.placedelaformation.com/observatoire/fiches-pratiques/402-L-externalisation-de-la-formation-professionnelle.htm

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Qu'est-ce que l'externalisation de la formation?

L'externalisation de la formation consiste à confier à un prestataire externe, spécialiste du métier, tout ou partie des tâches liées à la gestion opérationnelle des formations professionnelles d'une entreprise.

Ces tâches sont nombreuses : le recueil des besoins de formation, la construction et le chiffrage du plan de formation, l'étude des dispositifs de financement et leur optimisation, la recherche et la sélection des organismes de formation, la négociation des budgets, la gestion logistique (la convocation des participants, la réservation des salles de formation, des moyens pédagogiques, la gestion des reports des dates de sessions, les déplacements des collaborateurs...) la gestion administrative (la rédaction des conventions de formation, des demandes de prise en charge auprès de l'OPCA, le recueil et le suivi des feuilles d'émargement et de satisfaction, le paiement des organismes de formation, l'affectation des dépenses par centre de profit, l'export des données vers le système d'information interne...) la gestion sociale avec la rédaction et la présentation des bilans sociaux et la gestion fiscale avec la déclaration 2483 ; enfin, le cas échéant, la gestion des organismes de formation internes et la rédaction du bilan pédagogique annuel.

Source : https://www.placedelaformation.com/observatoire/fiches-pratiques/402-L-externalisation-de-la-formation-professionnelle.htm

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Étude pratique besoins de formation

-          - 80% des dirigeants de TPE interrogées considèrent la formation comme essentielle

-          - 68% envisagent de faire évoluer un salarié en poste par la formation externe

-          - 20% des TPE n’ont aucune information sur la formation

-          - 67% des TPE déclarent que ne pas trouver de formation correspondant à leurs besoins

-          - 38% ont une méconnaissance de l’offre de formation

-          - 31% des TPE rencontrent des difficultés pour trouver un organisme de formation

-          - 53% des TPE déclarent avoir des besoins en formation

Source : enquête OCI – Intergos, le spécialiste des solutions emploi-formation du commerce interrentreprise

Je vous propose aujourd'hui pour réduire ces freins et tenter ensemble de plus former vos salariés car un salarié mieux formé est un salarié est plus performant et donc plus productif!

En résumé, TPE et PME, pensez à l'externalisation administrative!
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